Toute personne ayant déjà assisté à une réunion sait qu’à la fin d’une réunion, il y a un document, rédigé au cours de la réunion. Ce document est ce qu’on appelle « un compte rendu ». Il est nécessaire afin de pouvoir, ultérieurement consulter les informations, les propos tenus ainsi que la teneur de la réunion.
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Compte rendu : qu’est-ce que c’est ?
Le compte rendu est un document faisant le rapport complet du déroulé d’une réunion comme un comité par exemple. Ce document relève trois points importants à savoir : les échanges, les discussions ainsi que les décisions prises. Ce document peut être rédigé pendant la réunion même ou immédiatement après, de sorte qu’il soit fidèle au déroulement de la réunion.
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Les éléments que l’on peut trouver dans le compte rendu sont : la date, l’ordre du jour de la réunion ainsi que l’objet de celle-ci. Le titre de la réunion est également précisé dans le compte rendu, il faut préciser si la réunion est une assemblée générale ou un comité d’entreprise notamment. Ensuite, on note également dans le compte rendu la liste des participants, des excusés et des personnes qui n’ont pas été présentes, mais qui sont parties prenantes telles que les supérieurs hiérarchiques par exemple.
Les sujets abordés au cours de la réunion sont présentés avec plusieurs parties chacun. Le compte rendu fait un résumé de la discussion en notifiant les présentations ainsi que les documents utilisés. La source des documents doit être mentionnée afin d’en faciliter la consultation ultérieure ou l’attachement en pièce jointe du compte rendu. Ensuite, on note dans le compte rendu les actions à réaliser, les acteurs principaux de la réalisation, le deadline et autres informations y afférant. On note également la conclusion de la réunion ainsi que les décisions prises pour chaque sujet abordé.
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Le compte rendu de réunion recèle également les informations contenant la date et le lieu de la réunion à venir ainsi que les commentaires et appréciations qui concernent les problèmes éventuels qui ont eu lieu durant la réunion. Le compte rendu doit relater fidèlement la réunion sans pour autant que le rédacteur rajoute ses commentaires personnels.
Compte rendu : rôle et structure
De manière générale, un compte rendu sert à conserver par écrit le contenu, le bilan d’une réunion, d’une opération, d’un évènement ou autre assemblé. La création de ce document permet à toute personne concernée de connaître la nature et le contenu du sujet du compte rendu sans pour autant avoir été présent durant l’évènement en question.
En fonction des besoins et de l’objectif final, le compte rendu peut être rédigé sous plusieurs formes. Il y a par exemple le compte rendu exhaustif qui reprend intégralement chaque détail à savoir les échanges et débats. Ce type de compte-rendu est assez difficile à rédiger et est destiné à être archivé. Il y a aussi le compte rendu de type synthèse qui facilite la rédaction.
Ce compte rendu regroupe des informations précises qui correspondent aux données importantes et pertinentes. C’est le type de compte rendu idéal pour relayer le bilan d’une réunion à ceux qui n’ont pas été présents. Ce compte rendu est généralement utilisé dans la téléprospection, il est à intégrer dans le CRM afin d’optimiser la gestion de la relation client.
Compte rendu : bons à savoir
Pour rédiger un bon compte rendu, voici ce qu’il faut faire : ne pas tarder à le rédiger. C’est primordial de rédiger le compte rendu immédiatement après la réunion afin de n’oublier ni d’omettre des informations. Ensuite, il faut commencer par un récapitulatif. Il faut également noter les actions à faire ainsi que les acteurs principaux de cette action.
Il est aussi important de noter les présences durant la réunion. Si possible, ajouter également des images de la réunion et mettre des liens vers les documents. Si votre entreprise ne dispose pas de modèle prédéfini de compte rendu, vous pouvez vous servir d’un modèle standard. Noter les décisions prises durant la réunion est également très important.
Certains comptes rendus nécessitent l’insertion d’un tableau pour en faciliter la compréhension ultérieure. Ne pas oublier de remettre le compte rendu le plus tôt possible après la réunion est nécessaire, surtout si ce dernier contient des informations sur la prochaine réunion telles que la date et le lieu. Il faut aussi remettre des exemplaires du compte rendu aux personnes qui ont été absentes lors de la réunion.