C’est quoi une lettre d’observation ?

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Table des matières

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• 6 choses essentielles à savoir sur le contrôle de l’URSSAF
  • I. Exercice du
    • contrôle URSSAF A. URSSAF

    agents

    • de contrôle B. Contrôle des données informatiques
    • C. Contrôle des pièces dans les entreprises de moins de 10 salariés
  • II. Vérification des déclarations de l’URSSAF
  • III. Début du contrôle URSSAF
    • A. Envoi d’un avis de passage
    • B. Modalités de contrôle URSSAF
  • IV. Cessation du contrôle URSSAF
    • A. Soumission par l’URSSAF d’une lettre d’observations
    • B. Droit de réponse de l’employeur
    • C. Procès-verbaux de révision
    • D. Mise en demeure
  • V.
    • Sanctions A. Sanctions civiles
    • B. sanctions pour non – enregistrement et paiement des contributions
  • VI. Droits des contributeurs
    • A. Rescription sociale B. Recours
    • hiérarchiques

6 choses essentielles à savoir sur le contrôle URSSAF Tout employeur peut être soumis à des contrôles sur le paiement des cotisations sociales et des cotisations dues à l’emploi des salariés. Deux types de contrôles peuvent être effectués : l’inspection sur place, qui a lieu dans les locaux de l’entreprise et le contrôle sur pièces, qui a lieu dans les locaux de l’URSSAF (Union pour le recouvrement des cotisations sociales et des allocations familiales). Afin de réduire la durée de l’inspection, l’USSRF peut utiliser la procédure de contrôle de l’échantillonnage et de l’extrapolation.

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I. Exercice de l’URSSAF

Il n’existe aucune disposition légale établissant la fréquence des contrôles au sein d’une même entreprise. Chaque employeur est donc susceptible d’être contrôlé une fois tous les 3 ans (périodicité correspondant au délai de prescription des cotisations). Dans le domaine de la récupération, le L’URSSAF ne peut réclamer, par voie de mise en demeure, que les cotisations dues au cours des trois années civiles précédant son envoi et les contributions payables l’année de son envoi (art. L. 244-3 CSS).

A. Agents de contrôle URSSAF

Le contrôle est effectué par les inspecteurs de la récupération. Dans le cas des contrôles sur pièces, la cession est confiée à un contrôleur de collecte. Ils sont assermentés et sont munis d’une carte d’identité professionnelle que l’employeur peut demander à être produite avant tout contrôle.

B. Contrôle des données par ordinateur

Lorsque les documents et renseignements détenus par le contributeur sont informatisés, l’inspecteur peut procéder à une inspection du matériel du contributeur, sous réserve de son consentement. Si le contributeur n’est pas d’accord, le contributeur doit demander par écrit que le chèque ne soit pas effectué auprès de son matériel informatique. Dans ce cas, il est tenu de mettre à la disposition de l’inspecteur de récupération les copies des documents, données et traitements nécessaires à l’exercice du contrôle.

C. Contrôle des pièces dans les entreprises de moins de 10 salariés

Les contrôles des obligations de déclaration et de paiement des employeurs n’excédant pas 9 salariés au 31 décembre de l’année précédant celle de l’avis d’inspection peuvent être effectués dans les locaux de l’URSSAF, sur la base des éléments à sa disposition et de ceux demandés pour la contrôle (art. R. 243-59-3 CSS). En cas de non-transmission des informations demandées ou lorsque l’examen des documents nécessite un examen plus approfondi, la procédure est clôturée par un document informant l’employeur qu’un contrôle sur place sera engagé.

II. Vérification des déclarations URSSAF

Pour dans le but de mener à bien leur tâche de collecte, l’USSRF peut vérifier l’exactitude et le respect de la législation des déclarations soumises par les employeurs. Lorsque, à la suite de ces audits, l’URSSAF envisage un ajustement, il envoie un RAR au contributeur indiquant que :

— les déclarations et documents examinés et les délais auxquels ils se rapportent,

— le modèle, le calcul et le montant de l’ajustement,

— le droit d’être assisté d’un conseil de son choix pour répondre aux observations,

— le droit de l’organisme d’engager l’évaluation en l’absence de réponse après le délai de trente jours accordé au contributeur. L’URSSAF décide ensuite s’il y a lieu d’engager ou non un recouvrement de la totalité ou d’une partie des sommes en question.

III. Début de l’URSSAF

contrôle Les opérations de contrôle ne peuvent être lancées sans information préalable du contributeur en envoyant ou en envoyant un avis de passage (art. R. 243-59 CSS). Toutefois, dans le cas où le contrôle est effectué pour enquêter sur des infractions liées au travail caché, l’URSSAF n’est pas tenu d’envoyer un avis de passage.

A. Envoi d’un avis de passage

L’ ASSA recommande que l’avis de passage soit envoyé à l’employeur par le LRAR, au moins 15 jours avant la présélection. La Cour de cassation considère toutefois que ce délai constitue « une injonction interne au corps ». Par conséquent, la procédure est valable si l’entreprise a reçu un RAR 5 jours avant le contrôle. L’employeur, tout en ayant retiré l’avis de passage dans le délai, peut demander de reporter la nomination si la date fixe ne lui convient pas (fermeture de l’entreprise, documents à être récupéré auprès du comptable…).

B. Modalités de contrôle URSSAF

1. Moyens à la disposition de l’URSSAF

Le contrôleur URSSAF, pour effectuer son contrôle, peut :

— demander tous les documents et accéder à tout support d’information nécessaire ; Exemples : documents comptables relatifs aux traitements et traitements, doublons de déclarations annuelles de salaire, registre unique du personnel, accords de participation et/ou d’intérêts, exonération et exonération de cotisations, conventions collectives, conventions salariales… La présentation des documents doit avoir lieu dans les locaux de l’entreprise. Par conséquent, l’inspecteur de recouvrement ne peut transporter des documents que si l’employeur a établi un inventaire et un renvoi.

— interroger les employés ; Exemples : nom, adresse, rémunération, heures de travail, avantages sociaux gentil. Il peut également interroger des employés licenciés.

— demander à l’autorité fiscale de lui communiquer certains documents. Exemple : honoraires professionnels.

2. Obstacles au contrôle de l’URSSAF

Si le contributeur s’oppose à la vérification, l’URSSAF prévoit deux types de sanctions :

a. Le crime d’un obstacle au contrôle

L’ infraction est constituée lorsque :

— les informations fournies au moment de l’inspection contiennent volontairement des inexactitudes ;

— l’employeur a refusé de fournir à l’agent les documents comptables requis ;

— suite à des absences répétées pendant la visite du contrôleur, bien qu’avisé de sa visite, l’employeur n’a laissé aucune les instructions pour présenter les livres et les documents comptables ;

— les registres réclamés existent, mais sont déposés auprès du comptable ;

— l’employeur refuse l’accès aux locaux où le personnel est employé.

Lorsque l’inspecteur de la récupération constate que l’infraction est contrôlée, il établit un rapport authentique jusqu’à preuve du contraire. L’URSSAF le transmet, aux fins de poursuites, au ministère public, en cas d’infraction pénale.

b. Imposition forfaitaire

L’ URSSAF peut recourir à l’imposition forfaitaire des cotisations dans les cas suivants :

— lorsque la comptabilité de l’employeur ne permet pas le montant exact de la rémunération utilisée comme base de calcul des cotisations dues (comptabilité insuffisante, inconduite ou inexactitude…)

, — lorsque l’employeur ne met pas à disposition les documents ou pièces justificatives nécessaires à l’exécution du contrôle, ou lorsque leur présentation ne permet pas l’exploitation des documents ou des preuves nécessaires à l’exécution du contrôle.

3. Méthodes de vérification par échantillonnage et extrapolation

L’ USSRF peut proposer à l’employeur d’utiliser des méthodes d’échantillonnage et de vérification par extrapolation (article R. 243-59-2 CSS). Ces méthodes statistiques, par opposition au contrôle sur place, constituent une alternative à l’examen exhaustif des chefs de recouvrement potentiels de tous les employés de l’entreprise contrôlée. Elles diffèrent des techniques d’imposition forfaitaire. Elles ne visent pas à compenser l’absence de preuves à l’appui fournies par la compagnie, mais à déterminer le montant des ajustements à partir de l’examen d’une partie de la population contrôlée.

IV. Fin du contrôle URSSAF

Une phase dite contradictoire doit être respectée par l’URSSAF. À la fin du contrôle, cette procédure se déroule en 2 étapes :

A. Envoi d’une lettre d’observations de l’URSSAF

Il appartient à l’URSSAF de conserver la preuve de réception de la lettre d’observations par l’employeur, qui peut être soit la remise, à la suite de l’inspection, d’une lettre cosignée par l’inspecteur et l’employeur, soit son envoi au LRAR. En l’absence de lettre d’observation, les opérations de contrôle sont nulles et non avenues. Lorsque l’employeur ne tient pas compte des observations notifiées par l’URSSAF lors d’un audit précédent, que ces observations aient ou non donné lieu à un ajustement, le montant de l’ajustement des cotisations sociales et des cotisations établies à la suite d’un nouveau contrôle est augmenté de 10 %. L’entrée en vigueur de cette est subordonnée à la publication d’un décret qui fixe les modalités de la disposition, en particulier la manière dont le respect du principe de procédure contradictoire est assuré (art. L. 243-7-6 nouveau CSS). Il n’est donc pas encore applicable.

B. Droit de réponse de l’employeur

1. Délai de réponse aux observations

Conformément au principe de procédure contradictoire, la lettre d’observations doit indiquer, sous peine de nullité, que l’employeur dispose de 30 jours pour répondre aux observations de l’URSSAF. La lettre indique également que l’employeur peut être assisté par un avocat de son choix. La réponse de l’employeur peut être abordée par le LRAR. Dans la pratique, il y aura un intérêt, surtout lorsqu’il a l’intention de contester une partie ou la totalité des mesures correctives proposées, ou de faire des commentaires appuyés en étayant des éléments de preuve sur un ou plusieurs chefs d’accusation de redressement. Toutefois, l’absence de réponse d’un employeur ne peut être interprétée comme une acceptation tacite des mesures correctives faites.

2. Réponse de l’URSSAF à l’employeur

L’ URSSAF n’a aucune obligation de répondre au courrier de l’employeur. Toutefois, l’ACOSS recommande que le CRSS réponde au donateur lorsqu’il fait des observations. Lorsque l’employeur apporte de nouvelles informations sur un ou plusieurs chefs de recours, l’URSSAF précise dans sa réponse s’il en tient compte ou non et les motifs de sa décision. En cas de diminution des coûts, le courrier mentionne le nouveau montant de la dette, qui est inclus dans la mise en demeure.

C. Rapport de contrôle

À la fin de l’inspection, l’inspecteur de récupération établit un rapport (ou rapport) contenant ses observations. La transmission de le rapport d’inspection à l’URSSAF ne peut avoir lieu avant l’expiration du délai de 30 jours laissé à l’employeur pour répondre aux observations de l’URSSAF (voir IV B). Le non-respect de ce délai peut entraîner la nullité des opérations de contrôle et de réorganisation ainsi que la mise en demeure notifiée par l’URSSAF à la suite de l’inspection. Le destinataire habituel du procès-verbal est l’URSSAF auquel relève l’inspecteur. L’inspecteur n’est pas tenu de communiquer le procès-verbal à l’employeur. En revanche, l’employeur peut demander qu’il soit communiqué.

D. Mise en demeure

La décision de réparation de l’URSSAF se fait par l’envoi d’une mise en demeure de la LRAR et est adressée à la personne physique ou morale responsable du paiement des cotisations de sécurité sociale. Il invite le contributeur à régulariser sa situation dans le délai d’un mois qui lui est alloué. La présente mise en demeure soit donc envoyé, au plus tôt, le 31e jour suivant la notification des observations. Sinon, il est nul. À l’expiration du délai d’un mois, l’URSSAF peut exécuter le recouvrement de sa créance :

— par l’émission de coercition. Ceci, en l’absence d’opposition de l’employeur au TASS, est exécutoire ; — en faisant une demande de paiement auprès du TASS ;

— au moyen d’une procédure sommaire qui permet le recouvrement des cotisations par le débiteur général du trésor. Afin d’éviter l’action de recouvrement de l’URSSAF, le contributeur peut :

— payer les cotisations réclamées, tout en demandant le versement des augmentations et des pénalités tardives,

— demander des délais de paiement,

— contester le bien-fondé des sommes réclamées en se référant à la commission de recours amiable de l’URSSAF et par la suite aux tribunaux spécialisés.

V. Sanctions

L’ employeur qui ne paie pas ses cotisations dans les délais prescrits, ne fournit pas ou n’adresse pas ses déclarations sociales tardives, ne s’inscrit pas en retard ou ne s’oppose pas au contrôle de l’URSSAF est passible de sanctions civiles et pénales. Ces infractions peuvent constituer des contraventions ou des délits.

A. Sanctions civiles

L’ employeur qui n’a pas acquitté les cotisations à la date d’échéance est passible d’augmentations tardives, calculées en pourcentage des cotisations dues (art. R. 243-18 CSS). En cas de défaillance de l’ETT et d’insuffisance de la garantie financière requise, les contributions demandées auprès de l’UE font également l’objet d’augmentations en retard, dès que les cotisations sont versées au moins un mois par le notification de la mise en demeure à l’UE. Cependant, des remises gratuites ou automatiques sont possibles :

• Des remises gracieuses pour augmentations tardives peuvent être accordées en cas de bonne foi dûment prouvée et après avoir payé toutes les cotisations qui ont entraîné l’application de ces augmentations.

• Des remises automatiques sur les augmentations tardives et les pénalités peuvent également être accordées par l’URSSAF, sans demande de l’employeur, lorsque les conditions suivantes sont remplies :

  — aucune infraction n’a été constatée au cours des 24 mois précédents ;

  — le montant des augmentations est inférieur au plafond mensuel de sécurité sociale fixé pour l’année civile en cours ;

  — dans un délai d’un mois à compter de la date d’échéance des cotisations, le donateur doit avoir payé les cotisations dues et avoir fourni les documents nécessaires (BRC et DADS).

  Toutefois, la remise automatique ne s’applique pas en cas d’infraction au travail dissimulée et de manque de bonne foi de la part de l’employeur.

B. Sanctions pénales et économiques en cas de non-enregistrement et de paiement des contributions

L’ employeur qui ne s’est pas conformé aux exigences de la législation sur la sécurité sociale est passible d’une amende de 450 euros pour toute personne employée dans des conditions contraires aux exigences relatives à l’enregistrement et au paiement des cotisations, sans que le total des amendes excède 1 500€ (art. L. 244-1 CSS et art. R. 244-4 CSS). En outre, l’employeur qui retient indûment la cotisation salariale prélevée sur le salaire est passible d’une amende de 1 500 euros (art. L. 244-1 CSS et art. R. 244-3 CSS). La récidive dans une période de trois ans est passible d’une peine d’emprisonnement maximale de deux ans et d’une amende de 3 750 euros ou les deux (art. L. 244-6 CSS).

VI. Droits du contributeur

A. Rescription sociale

La procédure d’interrogation des administrations, connue sous le nom de « procédure de rescription sociale », est ouverte aux contributeurs et futurs contributeurs. Elle permet à l’entreprise d’obtenir une décision explicite de l’URSSAF sur l’application de certains points de la législation concernant sa situation. Ce régime vise à renforcer la sécurité juridique des contributeurs. L’URSSAF est donc lié, pour l’avenir, par la position explicite qu’il prendra à la demande de l’entreprise, à moins que la législation ne change ou situation de fait. La demande de rescription peut être faite, entre autres, sur les moyens suivants :

— Réduction de fillon,

— le paquet social,

— l’impôt de 8 % sur la base des cotisations de retraite complémentaires des employeurs,

— les cotisations patronales dues au titre de la retraite complémentaire, de la pension complémentaire et de la retraite à prestations déterminées,

— les avantages en nature,

— remboursement des dépenses professionnelles…

Une entreprise ne peut bénéficier de la procédure de révocation sociale lorsqu’un contrôle est lancé, c’est-à-dire lorsque l’avis de passage a été notifié. La demande doit être faite par écrit avec accusé de réception ou peut être déposée auprès de l’URSSAF compétent en vue de son apurement. L’URSSAF dispose de 30 jours pour vérifier si le dossier est complet, puis de 4 mois pour enquêter sur la demande de la société et la notifier de sa décision.

B. Le recours hiérarchique

Le contributeur a la possibilité, sans préjudice des autres recours, de demander l’intervention de l’ACOSS concernant l’appréciation faite par l’URSSAF (art. R. 243-43-1 CSS). L’ACOSS est soumis sur demande écrite et motivée du contributeur. La demande doit être accompagnée de preuves d’interprétations contradictoires de l’USSRF. L’ACOSS communique à l’URSSAF et au contributeur la position à prendre à l’égard de la demande du contributeur dans les 40 jours suivant la réception de la demande complète. Dans un délai de 30 jours, chaque URSSAF notifie sa décision et en envoie une copie à l’ACOSS. Lorsque l’ACOSS a l’intention de remplacer l’URSSAF, il en informe le contributeur et l’URSSAF dans un délai de 30 jours, soit 10 jours de moins que dans le cadre d’une procédure conventionnelle.